Karijere

Office Manager (m/ž)​

Što Office Manager radi u Kali?

Ukratko – bavi se administracijom, brigom o uredu, financijama, internim procesima i planiranjem rasporeda (možemo reći i da je to project management).

Vidiš se u tome? Imaš minimalno godinu dana iskustva na poziciji office managera u marketinškoj ili digitalnoj agenciji?

Tražimo motiviranu i odgovornu osobu za full time poziciju koja je otvorena, voli raditi s ljudima u uredu, zna izvući i lošu situaciju i učiniti je svojim plusem, a uz to barata hrvatskim i engleskim na visokoj razini!

Ako si se pronašao/la u ovom opisu, odlično! Ako nisi, ali znaš nekoga tko odgovara profilu – budi frend i proslijedi oglas. 🙂

Što nudimo i tražimo? Saznaj u nastavku. 👇

Opis posla:

  • Održavanje ureda
    – Osigurati nesmetano funkcioniranje ureda
  • Nabava potrošnog materijala
  • Komunikacija s majstorima/vlasnikom ureda/ tele operaterima (internet)
  • Organizacija i koordinacija usluga čišćenja
  • Prikupljanje i predavanje svih relevantnih računa i prateće dokumente računovodstvenom odjelu na mjesečnoj bazi.
  • Izrada računa za svakog klijenta na mjesečnoj bazi te praćenje bilješki u evidenciji
  • Nadgledanje, upravljanje i održavanje softvera i digitalnih alata ureda (sustavi CRM-a, alati za upravljanje projektima itd.)
  • Održavanje i ažuriranje baze podataka o zaposlenicima
    – Evidencija radnog vremena
    – Popis zaposlenika
  • Organizacija internih alata koje koristimo za svakodnevni rad prema internim pravilima (pr. Google Drive, Slack)
  • Organizacija puta i smještaja za zaposlenike za potrebe poslovnih putovanja
  • Organizacija teambuildinga uz dogovor s nadređenim
  • Odgovaranje na upite koji stignu mailom ili kroz CRM/ telefonski
  • Kontinuirani razvoj radne okoline
  • Vođenje inventara i reversa za zaposlenike
  • Sitniji administrativni poslovi (npr. odlazak na poštu)
  • Upravljanje poštom
  • Organizacija timskih sastanaka u Kali kroz kalendar i vođenje bilješki
  • Bitwarden Management – prema interim uputama dodavati nove šifre iz Bitwarden channela na Slacku u Bitwarden
  • ClickUp Management – prema interim uputama pratiti zaposlenike i projekte, aktivno raditi u ClickUpu na dnevnoj razini, s ciljem organizacije rasporeda i vremena zaposlenika
  • Podrška timu
    – Pomoći kolegama s administrativnim zadacima, printanje dokumenata i slično

Uvjeti za prijavu:

  • Minimalno jedna godina radnog iskustva u agencijskom svijetu
    – Prednost je iskustvo rada u digitalnoj marketinškoj agenciji
  • Izvrsno poznavanje engleskog (minimalno B2 razina) i hrvatskog jezika u govoru, naročito u pismu
  • Napredno poznavanje i korištenje Google alata (Google Drive, Gmail, Calendar, Docs, Sheets, Slides)
  • Osnovno poznavanje alata:
    • Adobe Acrobat
  • Izvrsne komunikacijske vještine
  • Izvrsne organizacijske vještine koje uključuju organizaciju vlastitog vremena i zadataka na ClickUp-u
  • Izvrsne vještine rada u timu koje uključuju jasnu i direktnu komunikaciju s kolegama kada je u pitanju zadavanje zadataka (jasne upute, odgovoriti na glavna pitanja s ciljem da se eliminiraju podpitanja), čitanje zadataka/uputa te davanje i primanje povratne informacije)
  • Pedantnost
  • Proaktivnost i visoka razina interesa za rad u digitalnim i društvenim medijima
  • Spremnost na kontinuirano učenje i rad
  • Iznimno dobra organizacija vremena i prioriteta

Dodatan plus:

  • Dobro poznavanje ClickUp CRM-a
  • Dobro poznavanje alata Slack
  • Poznavanje digitalnog marketinga i usluga koje ga uključuju (web development, SEO, PPC, SMM, Content, Account odjel)

Što ti nudimo:

  • Plaća: 1.267,52€ – 1.758,36€ bruto
  • Ugovor na neodređeno uz probni rad od 6 mjeseci
  • Rad u stabilnoj tvrtki koja razvija vlastita i inovativna rješenja
  • Rad u profesionalnom timu orijentiranom na postizanje ciljeva
  • Dinamičan, mlad i kreativan tim
  • Rad iz ureda (uz mogućnost povremenog rada od doma)
  • Mentorstvo i onboarding proces u minimalnom trajanju od 30 dana
  • Plaćen prijevoz do ureda
  • Neobavezna casual druženja
  • Bonusi: božićnica, uskrsnica i regres bez obzira na to kada započinješ s radom + godišnji bonusi ovisno o uspješnosti godine
  • U slučaju kraćeg bolovanja (do dva tjedna) bez smanjenja plaće
  • Budžet za kvalitetnu opremu

Način prijave:

Sve što trebaš napraviti je ispuniti formu na našem webu 👇 i ukratko nam se predstaviti.

Reci nam, ili još bolje, prodaj nam zašto si TI “the one” za Kalu Presence i naš novi član tima kao Office Manager. 😀

Rok prijave:

Do popunjenja pozicije.

Veselimo se tvojoj prijavi!
Sretno!