Studija slučaja
Kako nam dashboardi u ClickUp-u pomažu u agencijskim zadacima?
Rad u agenciji zahtjeva visok nivo otpornosti na stres, toleranciju na iznenađenja i obrate te izniman fokus na dodijeljene zadatke. Da bi zadaci bili adekvatno predstavljeni, potreban je i odgovarajući alat, a jedan od najboljih alata za upravljanje zadacima i projektima jest ClickUp.
Ovaj izuzetno efikasan project management alat predstavljen je javnosti još 2017. godine te je relativno brzo stekao popularnost i izvan granica SAD-a, gdje je prvotno razvijen i korišten.
Radi se o alatu koji nudi širok spektar značajki za upravljanje i organizaciju timova, upravljanje datotekama, integracije s drugim alatima, time tracking, i još mnogo toga.
ClickUp se može organizirati kroz razne dashboarde te ćemo u nastavku ovog teksta podijeliti s vama kako su nam upravo ClickUp dashoboardi pomogli da organiziramo agencijski rad koji je sada puno efikasniji. Naime, Kala Presence u svom timu ima i remote djelatnike te nam je ClickUp i njegovi dashboardi od izuzetne važnosti kako bismo mogli organizirati svakodnevne aktivnosti i isporučiti klijentima vrhunske rezultate, iako svi djelatnici nisu u uredu. Naravno, i djelatnici iz ureda svoje svakodnevne radne aktivnosti i zadatke isporučuju kroz korištenje ClickUp-a tako da je ClickUp, zapravo, motor digitalne agencije Kala Presence.
U agenciji imamo i uzrečicu – “Što nije na ClickUp-u, nije se ni dogodilo!”, budući da svaki djelatnik Kale Presence ima svoj profil na ClickUp-u, te tu prati sve dodijeljene zadatke koje mora završiti, ne samo u tom danu, već i za idućih nekoliko dana (pa čak i mjeseci). Isto tako, svaki zadatak na ClickUp-u sadrži detaljno objašnjenje kao i SOP koji pomaže djelatnicima da dodijeljeni zadatak naprave po Kalinim standardima i smjernicama. Unutar zadatka se nalazi i time estimate kao i due date, a kako bi cjelokupan ClickUp bio pregledan, pomažu nam ClickUp dashboardi.
Što su zapravo ClickUp dashboardi?
Dashboardi su veoma dobar način za detaljno prikazivanje svega što se događa u našem ClickUp workspace-u.
Naime, dashboardi vizualno prikazuju tijek rada u našoj agenciji, olakšavaju nam praćenje implementiranih procesa, te omogućavaju podjelu pristupa vizualnom prikazu podataka s cijelim timom. U Kali Presence ih koristimo primarno za sumiranje informacija koje su važne određenim timovima i odjelima te za lakše snalaženje u dnevnim aktivnostima.
Dashboardi za lakše snalaženje u dnevnim aktivnostima
Nekoliko je dashboarda koje u Kali Presence koristimo za lakše snalaženje u svakodnevnim aktivnostima. Evo onih najvažnijih.
Maintenance dashboardi – Ovo su glavni dashboardi za PPC ekipu iz Kale Presence. Naime, ovi dashboardi olakšavaju pregled Maintenance taskova koji su detaljno segmentirani.
Princip rada je takav da su dashboardi koncipirani tako što su zadaci grupirani po klijentima pomoću tagova. Dalje, svatko od PCC ekipe ima svoj dashboard koji koriste kako bi na dnevnoj bazi pratili status po klijentu, tj. koje maintenance taskove moraju obaviti taj dan za određenog klijenta. Maintenance taskovi se obavljaju različitim tempom – neki na dnevnoj bazi, neki svaka dva dana, neki na mjesečnoj bazi itd. Zahvaljujući dashboardima kreirali smo idealan i efikasan pristup taskovima članovima našeg PPC tima, a koji im se pojavljuju u workloadu na dnevnoj bazi i u različitim intervalima.
Time Tracking: Radi se o dashboardu za individualno praćenje vremena, ali i praćenje vremena za voditelje timova, kako bi se vidjelo na čemu su članovi tima radili taj dan. Ovaj dashboard sadrži i mogućnost detaljnog pregleda taskova na kojima se radilo te pregleda taskova na kojima su radili članovi tima u različitim vremenskim rokovima – range pregled.
Dashboardi za sumiranje informacija i praćenje aktivnosti
Uz dashboarde za lakše snalaženje u dnevnim aktivnostima, djelatnicima Kale Presence dostupni su i ClickUp dashboardi za sumiranje informacija kao i za praćenje različitih aktivnosti. Evo nekih od najvažnijih.
Monthly Content Dashboard: Radi se o dashboardu koji sadrži dvije kartice.
Prva kartica je Monthly content this week. Radi se o kartici u kojoj pratimo taskove koje pišu naši copywriteri za tekući tjedan, te je u ovom dashboardu naveden sav content koji se piše za taj tjedan. Ova kartica pomaže kod slaganja rasporeda i pregleda opterećenosti članova tima.
Druga kartica se zove Write Blog post List, a radi se o dashboardu u kojem je predstavljena lista sa subtaskovima za pisanje blogova po klijentima te nam služi za slaganje rasporeda kada se piše koji blog. Naime, blogovi se pišu svaki mjesec te moramo pratiti da su blogovi pravilno raspoređeni ovisno o rasporedu copywritera i potrebama klijenata.
Account management dashboard: Ovaj dashboard olakšava našim AM-ovima praćenje zadataka za klijente koje vode te koji taskovi se rade za njihove klijente kako bi mogli imati overview nad svime što se radi za klijenta. Dashboard sadrži dvije kartice.
Task List opened tasks – za praćenje taskova na kojima rade drugi članovi tima te kartica Task List Closed gdje AM-ovi mogu pratiti koje taskove su članovi tima riješili tijekom ovog mjeseca.
Profitability dashboard: Radi se o dashboardu putem kojeg pratimo profitabilnost klijenata putem parametra koliko smo vremena potrošili na taskovima na određenom klijentu na kvartalnoj razini.
Dashboard se sastoji od tri kartice.
Task Lista u kojoj su podaci s navedenim pragom profitabilnosti.
Time Reporting kartica gdje je na kvartalnoj razini prikazano vrijeme utrošeno na taskovima na pojedinim klijentima.
Text Block kartica na kojoj se bilježi Quarterly comparison. Radi se o veoma bitnoj informaciji koja je temelj za reporting na kvartalnoj bazi.
Clients Time Tracking: Ovaj dashboard pomaže account management odjelu s reportima prema klijentima. Dashboard se sastoji od nekoliko Time reporting kartica koje su postavljene u različitim range-vima kako bi prikazali vrijeme trackano na klijentima po kvartalima i po točno određenim lokacijama unutar našeg workspace-a.
Zaključak
Kao što ste mogli i pročitati, benefiti koje je digitalna agencija Kala Presence i njeni djelatnici dobila od korištenja ClickUp-a i njegovih dashboarda su ogromni.
Uz to što sada trošimo puno manje vremena na neke administrativne stavke te imamo detaljne informacije o procesima koji su u tijeku (kao i o procesima koje tek planiramo), ClickUp dashboardi su nam pomogli višestruko povećati efektivnost. Isto tako, zahvaljujući postavkama dashboarda koje smo prilagodili našim potrebama, agencija Kala Presence ima jasan uvid u svoje poslovne aktivnosti te, shodno tome, možemo planirati onboarding novih klijenata bez opterećenja za djelatnike. Također, zahvaljujući uvidu u popunjenost, znamo kada je vrijeme za potragu za novim djelatnikom u određenom timu kako bismo adekvatno odgovorili agencijskim zahtjevima.
Također, dashboardi su tu da nam sumiraju informacije koje nas najviše zanimaju i olakšavaju snalaženje u našim svakodnevnim taskovima, a kako već godinu dana s ClicUp dashboardima organiziramo naše poslovanje, nemoguće nam je i zamisliti kako bi nam bilo organizirati agencijsku djelatnost bez njih te ćemo ih u budućnosti, zasigurno, još više implementirati u naše poslovne aktivnosti.
Pametno Upravljanje Leadovima Uz CRM
Studija slučaja Pametno upravljanje leadovima uz CRM Današnje tržište digitalnog marketinga iznimno je dinamično, a uspjeh često ovisi o brzini reakcije i kvaliteti komunikacije s
Važnost recenzija za SEO na Google Profilu tvrtke
Studija slučaja Važnost recenzija za SEO na Google Profilu tvrtke Samo puko postavljanje Google Profila tvrtke (GBP – Google Business Profile) bez daljnjeg rada na
Uspješni rezultati Performance Max kampanja
Studija slučaja Uspješni rezultati Performance Max kampanja U dinamičnom i promjenjivom okruženju digitalnog marketinga, sposobnost prilagodbe i inovacije ključni su za postizanje vrhunskih rezultata. Google
